Anteriormente en este blog, hablábamos de qué es un sistema ERP y por qué tu empresa necesita integrarlo para poner en contexto la gran utilidad de estas herramientas en los negocios. Ahora, te ayudaremos a tratar de averiguar si tu compañía necesita uno y, de ser así, cómo has de proceder para escogerlo.
¿Debería implementar un sistema ERP?
Ya vimos cómo esta herramienta tecnológica permite gestionar los recursos de nuestra compañía de una forma totalmente planificada, lo que supone un aumento del rendimiento, haciéndonos más competitivos en el mercado.
Pero, entonces, ¿por qué no todas las empresas disponen de uno? La respuesta es simple, y es que la mayoría piensa que son sistemas enfocados únicamente a grandes entidades. Este pensamiento es erróneo, ya que existen muchas soluciones ERP que se adaptan a los requisitos de las pymes. Además, cuanto antes te familiarices y te adaptes con uno, menos tedioso será aprender a usarlo y gestionarlo. No hay que esperar a crecer para tomar la decisión de instalarlo.
5 señales que hacen que necesites integrar un sistema ERP:
- A medida que el negocio crece, aumenta el descontrol y la complejidad. Cuando una compañía empieza a funcionar, también comienza a enfrentarse a diversos desafíos (control de las finanzas, logística, producción, gestión de tareas, etc.). Cuando en los procesos ya se dan errores o complicaciones, significa que es necesario aplicar un software de gestión.
- Carencia de una visión global de negocio. Si cada departamento utiliza sus propias herramientas, escasea la comunicación y se repite o pierde información relevante, se hace imposible cumplir con los objetivos empresariales. En este escenario no existe sinergia y tampoco una visión común. Es momento de adquirir una sola herramienta que unifique los datos y que controle todas las áreas.
- No existe flexibilidad en la capacidad productiva. En consonancia con el anterior punto, si los equipos de trabajo no siguen la misma línea, no se gestionan bien los recursos. Se forman cuellos de botella y no se es capaz de reaccionar con agilidad ante los cambios que puedan darse en los procesos.
- Fallos en la gestión. ¿Estás perdiendo dinero? ¿Eres incapaz de detectar incidencias y/ gestionar los recursos? ¿Pierdes demasiado tiempo? ¿Están cayendo las ventas? Si no quieres seguir cometiendo errores en la gestión o trabas a la hora de evolucionar, es momento oportuno para un ERP.
- Ineficiente atención al cliente. La calidad de servicio que se ofrece a los usuarios no está a la altura. Para una atención óptima, es necesario que todo el personal tenga acceso a las fichas actualizadas y en tiempo real de los clientes. De esta manera, todos los departamentos pueden dar respuestas eficientes y tener el conocimiento necesario para operar y resolver problemas.
¿Qué proceso debo seguir para integrar una solución ERP?
Existen una serie de criterios que te ayudarán a saber qué solución es la más adecuada para tu negocio. Para ello, lo primero que tienes que hacer es preguntarte lo siguiente:
- ¿Cuál es mi sector de actividad? Necesitarás uno especializado para tu industria.
- ¿Qué tamaño tiene mi empresa? Necesitarás uno que se adapte a tu volumen.
- ¿Cuántas personas utilizarán la herramienta? Lo ideal es que todos tengan acceso. A más usuarios, mayor complejidad en la infraestructura.
- ¿Qué áreas hacen falta? Dependiendo de qué departamentos quieres gestionar, debes asegurarte de que la solución que escojas disponga de ellos. Por lo general, siempre poseen un paquete básico: finanzas, marketing, ventas, inventario, RRHH, …
- ¿Cuál es tu presupuesto? Los industriales serán más económicos, pero menos flexibles. En cambio, a mayor personalización, mayor flexibilidad y coste.
Después, debes asegurarte de que la empresa está preparada para implantar uno, ya que la cultura digital es siempre clave en un proceso de integración tecnológico:
- Asegúrate de que todo el equipo directivo está comprometido con la implementación del ERP.
- Gestión del cambio. Ampliar el conocimiento sobre la integración al resto del personal y motivarlo para que participen en el proceso y en la formación. Todo el equipo debe tener la misma visión remar en la misma dirección para que haya un ambiente cómodo y de confianza.
- Es importante definir los procesos que, a partir de ahora, se van a llevar a cabo. Debe estar todo explicado de manera clara y práctica. Se han de fijar unas metas y unos objetivos realistas.
- Hay que interiorizar que se producirán nuevas responsabilidades, tareas y roles.
Por último, ¿qué pasos debo dar para quedarme con una herramienta?
Estos son algunos pasos fundamentales a tener en cuenta a la hora de escoger el mejor sistema ERP para tu empresa:
- Requisitos e investigación: La recopilación de requisitos te ayuda a decidir qué necesita tu empresa sobre una determinada solución de software. Debes aplicar esta información cuando comiences a realizar una primera investigación.
- Comparación de proveedores: Una vez que haya identificado un par de sistemas ERP, es bueno que tengas llamadas o correos informales para saber más detalles sobre los sistemas, así vas acotando la lista. Es importante que hagas cualquier consulta que necesites a los diferentes proveedores, para aclarar todas las dudas que puedan surgir.
- Validación técnica: En esta etapa es hora de evaluar a fondo los sistemas ERP que hayas encontrado más adecuados. ¿Cómo? Con cuadros de mando de evaluación técnica, demostraciones y pruebas de concepto.
- Capacidad financiera: Por último, es conveniente realizar una revisión del plan de implementación comercial y evaluar “otros posibles gastos». Una vez que hayas elegido a tu proveedor, el proceso concluye con la negociación y el cierre del contrato.
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¿Aún tienes dudas? Puedes ponerte en contacto con nosotros, te ayudaremos a resolverlas.
