Las empresas que tienen integrados sistemas de CRM, poseen, por ende, uno de los activos más útiles para su organización. En anteriores ocasiones ya hemos comentado que esta tecnología (debido a toda la información que almacena) permite forjar relaciones significativas con los clientes, encontrar nuevos e impulsar los ingresos. Pero claro, al poseer datos de tanto valor, es importante preocuparse por la seguridad del CRM.
En este aspecto, tener un programa de estas características supone extremar las medidas. Siempre hay que velar por la protección del entorno laboral (y más ahora que hay mucha gente trabajando desde sus casas o en lugares que no son la oficina).
Y, es que, una sola brecha de ciberseguridad puede causarnos un daño irreparable en nuestros activos e imagen de marca. Esto se traduce en pérdida de confianza por parte de colaboradores, proveedores y clientes, además de en un alto precio económico a pagar.
¿Cómo podemos prevenir una filtración de datos y dar seguridad a nuestro CRM?
Nuestro CRM también está expuesto a las vulnerabilidades de seguridad y los ciberataques. Por eso, es fundamental que el sistema esté equipado con la máxima seguridad posible, para poder hacer frente a estas amenazas.
- Protege tu información. Lo primero que hay que hacer es proteger la infraestructura donde se almacenan todos los datos. El objetivo es crear varias capas de protección para dificultar el acceso a ciber-delincuentes. Se puede comenzar instalando un firewall que controle quiénes pueden acceder a la información. También es imprescindible la instalación de un antivirus, ya que sus análisis en tiempo real bloquean múltiples amenazas.
- Elige un proveedor de CRM de confianza. La elección de un CRM adecuado es muy relevante para la seguridad. Por tanto, que el proveedor sea de fiar es un requisito básico. Antes de lanzarte con el primero que encuentres, compara las políticas de varios, consulta opiniones y noticias de TI para ver sus valoraciones. También puedes contactar con alguna empresa que tenga conocimiento para que te asesore (¡como nosotros!).
- Utiliza contraseñas eficaces. Esto parece muy evidente, pero muchas compañías aún no aprenden y se ven afectadas por no tener contraseñas fuertes configuradas. Las claves no pueden ser nunca evidentes o comunes. Todos los empleados deben de utilizar contraseñas seguras y diferentes para cada cuenta. Si se necesitan alojar las claves en algún lugar, que sea en áreas virtuales protegidas, como en administradores de contraseñas, etc. Muchos negocios están empezando a emplear también métodos de doble factor. De esta manera, por ejemplo, si se filtra alguna clave, hay una medida de seguridad extra.
- Educa a los empleados. En demasiadas ocasiones son los propios empleados los que, por error, filtran datos, documentos y claves. Por eso, es importante actualizar cada cierto tiempo los protocolos de seguridad internos, así como capacitar a las personas en el uso de los diferentes software y hardware. También con respecto a la navegación segura, las transacciones vía digital, o sobre cómo evitar ser víctima de Phishing u otras estafas. Además, es muy útil tener protocolos de actuación ante dichos fraudes.
- Monitoriza la actividad del CRM de forma regular. Normalmente, en los CRM se pueden configurar alertas que te notifican sobre accesos que no son autorizados, violaciones de seguridad, etc. Muchos tienen capacidades para hacer un seguimiento del estado de red de la empresa, pudiendo integrarse con los sistemas. Así se tiene un control en tiempo real de la actividad de la plataforma. Por lo general, se pueden generar paneles dentro del CRM para tener en una sola fotografía el estado de seguridad y las métricas de la infraestructura IT.
5 características de seguridad que suele poseer un CRM
En cualquier caso, los sistemas CRM suelen venir con cierta seguridad integrada. Pero esto no exime que se deba complementar con los pasos anteriormente expuestos, pues lo que buscamos es la máxima protección para evitar cualquier riesgo.
Se destacan los siguientes aspectos:
- Actualización continua. Los datos se introducen en tiempo real y se almacenan al momento, debido a la gestión que suele ir alojada en la nube. Así están siempre controlados y actualizados.
- Utilización segura de servidores. El tener su alojamiento (normalmente) en un servidor externo, hace que siempre tengamos un respaldo permanente sobre nuestros datos de valor.
- Información almacenada de forma jerarquizada. Dependiendo de los permisos que tenga tu perfil de acceso a la plataforma, podrás acceder a cierta información. De ahí que sea recomendable segmentar los perfiles en función del rol o la responsabilidad.
- Base de datos confidencial. Tener la información centralizada también es un aspecto seguro a la hora de conservar clientes, ya que si, por ejemplo, se va un comercial, tienes acceso a su historial, controlando las acciones y contactos que estaban a su cargo.
- Soporte y asesoramiento. Contratar el software de un proveedor, supone la ventaja de estar siempre aconsejado, informado de las novedades y protegido. Suele ser una buena opción contratar un CRM a terceros, pues no tienes que lidiar con los problemas tediosos que suele dar uno hecho a medida (como integrar mejoras o solucionar errores).
Conclusión
Para poder ofrecer productos, servicios y experiencias de calidad a los clientes, hay que lidiar con un volumen desmesurado de datos que solemos alojar en plataformas como el CRM. Datos muy valiosos tanto para ti como para un ciber-criminal que quiera extorsionarte por ellos.
Es por este motivo que hay que tomar las medidas necesarias para proteger esta información.
