El mundo de la empresa no para quieto. La continua evolución de las tecnologías, las nuevas demandas de los consumidores y la elevada competencia del mercado, hace que las compañías deban realizar modificaciones constantes en sus modelos de negocio para lograr con éxito sus objetivos. Toda esta necesidad de adaptación organizacional hace referencia a la gestión del cambio.
Pero, ¿qué significa exactamente este término?
La gestión del cambio se define como los métodos o estrategias que tiene una empresa para implementar modificaciones dentro de sus procesos internos y externos. Esto incluye preparar y apoyar a los empleados, establecer los pasos necesarios para llevar a cabo la transición y analizar las actividades previas y posteriores a dicho cambio para asegurar un buen resultado.
Aunque el enfoque parezca sencillo, lo cierto es que un cambio organizacional es todo un desafío. Suele requerir mucha cooperación entre el personal e involucración por parte de departamentos de una organización independientes entre sí.
Las nuevas tecnologías
La tecnología siempre ha sido el mejor recurso a la hora de cambiar, a la hora de innovar. Por ejemplo, un software de gestión de procesos de negocio o planificación de recursos puede ayudar a una empresa a aumentar su ventaja competitiva, un CRM puede ahorrar tiempo y mejorar la experiencia del cliente y del empleado, una herramienta de análisis puede mejorar la estrategia del departamento de marketing, etc.
Las nuevas tecnologías pueden ser catalizadoras si se usan bien, pero también un desestabilizadoras si se dan por hecho una serie de cosas relacionadas con la capacitación y velocidad de adaptación de los empleados. Y, es que, muchas veces, este proceso suele fracasar por factores humanos.
Hay que ser realista, por lo que es imperativo que las organizaciones metan en la ecuación de “la gestión del cambio” a las personas. De lo contrario, de poco o nada habrá servido la inversión.
Con “meter a las personas” no nos referimos sólo a la formación para que adquieran las competencias necesarias para manejar las herramientas, sino a ser transparentes, a comunicar los objetivos que se quieren conseguir, a evitar momentos de incertidumbre y a, sobre todo, involucrarlas en el proceso.
La innovación tecnológica es necesaria, pero no es el absoluto. Los que la ejecutarán son seres humanos, por lo que hay que evaluar la transición teniendo este importante detalle en cuenta.
5 errores a evitar en la gestión del cambio
Por otro lado, y en relación con el punto anterior, existen ciertos patrones que fomentan malos resultados en las compañías. Estos son algunos de ellos según expertos en tecnología, consultores y CIOs:
1. Falta de compromiso absoluto por parte de los ejecutivos.
Es importante que los líderes de las empresas se repartan la responsabilidad de un proyecto de transformación. Es equivocado focalizar ese deber únicamente a los CIOs, pues directores de otras áreas (que también se van a ver beneficiados) también deben fomentar la visibilidad del cambio. Si un alto ejecutivo no se involucra, poco impacto tendrá la nueva gestión de la empresa, no habrá sinergia y acabará siendo un desastre donde cada uno va por su lado. Todos deben servir como ejemplo al resto de la compañía.
2. No asignar los recursos adecuados a la compañía.
Creer que con los mínimos recursos puedes conseguir los mismos resultados, es bastante insensato. La inversión tiene que ir acorde con los objetivos. Cambiar no es ajustarse, cambiar es evolucionar. Como mínimo, lo recomendable es dedicar un 15% del presupuesto en un programa de cambio organizacional, integrar herramientas que se ajusten a tus necesidades (no adquirirlas basándote únicamente en el precio) y no “escatimar” en personal.
3. Ignorar a los trabajadores.
No involucrarse con los empleados, que son los que utilizarán la nueva tecnología, y dar por hecho lo que necesitan para lograr los resultados esperados, sin tener en cuenta sus opiniones, es algo que hay que evitar deliberadamente. “Si la gente se siente escuchada, y pueden imaginarse a sí mismos en el cambio, te ayudarán con la adopción. La gente tiene una tendencia natural a desconectarse cuando siente que sus ideas no son valoradas” (Bill Kirst, West Monroe).
4. Transición inmediata y sobrecarga de trabajo.
Es imposible cambiar correctamente cuando el tiempo del que dispones para implementar la nueva rutina es escaso. Con tiempos ridículos es imposible que la transformación funciona. Tampoco ayuda meter prisa a los departamentos asignando nuevas obligaciones de otras áreas sin que descuiden sus actividades cotidianas. Esto lo único que hace es estresar a los departamentos y frustrar el cambio. Por eso es importante tener una estrategia que haga que sus tiempos de adaptación sean asequibles y estén bien atendidos.
5. No contratar a expertos que guíen en la gestión del cambio.
Muchas veces, entre el personal de una organización, no existen perfiles que puedan liderar un proyecto de cambio. En estos casos, es muy recomendable acudir a profesionales capacitados en diseñar estrategias, en formación y orientación, en comportamiento organizacional y análisis y seguimiento de los procesos. Buscar empresas que sepan acompañarte en este camino no sólo hará que se eviten muchos errores, sino que te ayudará a gestionar bien psicológicamente el nuevo escenario.
Etapas de la gestión del cambio
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