Cada vez más empresas buscan sistemas ERP para sus negocios, pero, ¿sabes qué es exactamente un ERP y por qué tu compañía debería tenerlo? ¡Vamos a ello!
Qué es un software de ERP
Un ERP (“Enterpirse Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”) es un programa que se utiliza para planificar y gestionar distintas operaciones internas de una empresa: la cadena de suministro central, la fabricación, los servicios, contabilidad, producción, recursos humanos y demás áreas de una organización. Se utilizan para automatizar y simplificar las tareas individuales en una empresa, como: finanzas y adquisiciones, gestión de proyectos, atención al cliente, gestión de riesgos, cumplimiento de normativas, etc.
En definitiva, un ERP es un es un proceso que utilizan las empresas para gestionar e integrar las partes importantes de sus negocios. ¡Conectan todos los aspectos de una empresa!
Cómo funciona
Como hemos dicho, un sistema ERP integra actividades y automatiza los procesos de un negocio. Su propósito principal es el de aumentar la eficiencia de una organización al administrar, mejorar y/o reducir la forma en la que se utilizan los recursos, sin que por ello sea necesario sacrificar la calidad y el rendimiento, aspectos clave para el crecimiento y la rentabilidad del negocio.
Estos sistemas normalmente cubren todos los aspectos de las operaciones comerciales y suelen brindar:
- Un sistema integrado.
- Una base de datos común.
- Opera en tiempo real.
- Tiene soporte en todas las aplicaciones y sistemas.
- Posee una interfaz de usuario común en todas las aplicaciones y sistemas.
- Su implementación es local (alojada en la nube o SaaS).
Un sistema ERP es capaz de recopilar y comparar métricas entre departamentos y proporcionar informes de diferente índole basados en el tipo de cargo o características definidas por el usuario. Por tanto, sobre los datos recopilados, se generan, de una manera muy rápida, informes que brindan una visión completa del desempeño comercial, con información detallada sobre cómo se están utilizando y gastando los recursos.
Con la ayuda de esos informes combinados, se pueden tomar decisiones de gran valor para la compañía, como, por ejemplo, de dónde se han de reducir costos y agilizar los procesos. Todo ello en tiempo real.
Gartner Magic Quadrant para Cloud ERP para empresas centradas en productos
Cuáles son los beneficios de este sistema
- Ahorro de costes y mejora de la eficiencia del ROI. Mayor productividad y eficiencia como resultado de la integración y automatización que proporciona el software ERP.
- Mejora la percepción empresarial. Mejor toma de decisiones desde una única fuente agregada de datos fiables y actualizados.
- Gestión del cumplimiento normativo y seguridad. Supervisión del cumplimiento de las normas reglamentarias y configuración de alertas de incumplimiento. Además, por la existencia de diferentes niveles de acceso y autorización, robar la información es más difícil.
- Mitiga y reduce el riesgo. Automatiza las operaciones comerciales centrales, las tareas manuales y los informes. Reduce errores humanos y libera tiempo para la realización de tareas de mayor valor.
- Potencia la colaboración. Aumenta la comunicación para que se dé una colaboración y coordinación eficiente y, así, mejorar la eficiencia del trabajo.
- Escalabilidad. La infraestructura dedicada a operaciones optimizadas puede crecer a medida que lo hace tu negocio.
- Optimiza la gestión de clientes y socios. Mejora los servicios, la relación con clientes y proveedores y la gestión de la información compartida entre socios.
- Evita duplicidades. Localiza y reduce registros que estén duplicados.
- Se adapta a las necesidades específicas de cada negocio. En el momento de integrar o cambiar de ERP, la compañía proveedora puede configurar la aplicación para que se ajuste a las necesidades particulares del usuario.
- Control y trazabilidad. Los programas ERP recopilan los datos referentes a la organización, por lo que se controla el tránsito de los productos por todos los elementos de la cadena de valor.
Cuál suele ser la razón de las empresas para adquirir un ERP
- 58% por obsolescencia de harware y software.
- 54% para la integración de procesos.
- 50% para resolver problemas con el procesamiento de pedidos.
- 38% para resolver errores y evitar duplicidades.
- 35% para minimizar el inventario excesivo que poseen.
- Otros:
- Integrar información financiera.
- Proporcionar nuevas perspectivas para mejorar la atención al cliente.
- Estandarizar la información de RRHH.
- Facilitar la presentación de documentos a la administración.
En definitiva, la utilidad de estos sistemas es innegable. Además, para implementarlo siempre puedes contar con la ayuda de una empresa especializada, que no solamente se encargará de liderar su integración, sino que formará al equipo y ofrecerá servicios de mantenimiento para que no tengas que preocuparte por la parte técnica.
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