Transformar digitalmente un negocio trae consigo grandes oportunidades a la hora de innovar, así como una serie de ventajas. Pero, para comenzar con todo este proceso, hay que replantearse la estructura de la organización. Por eso, hoy vamos a hablar de la importancia de la digitalización de procesos en una compañía.
De manera sencilla, se puede definir un proceso como el conjunto de actividades que están relacionadas de forma consecutiva con el fin de obtener un determinado resultado.
En el entorno empresarial, los procesos desarrollan formas de organización en torno a esas actividades que generan un valor para el cliente o usuario final. Al servir para producir bienes y prestar servicios, entendemos la gran importancia que tiene su debida ejecución en una empresa, pues los resultados dependen de cómo se estén gestionando.
Por lo tanto, en la era de la revolución digital, es necesario revisar los procesos actuales de un negocio para tratar de mejorarlos y potenciar el rendimiento.
¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos es la adaptación de dichos procesos de una compañía al entorno digital. ¿Cómo? Con la ayuda de herramientas digitales. Esto supone que todas las tareas que fueran manuales o analógicas, sean ahora digitales o puedan automatizarse.
Este cambio a lo digital puede englobar a todos los procesos pertinentes de una empresa, viniendo a ser: procesos de dirección, soporte, gestión, logísticos, de operaciones, etc.
Transformar los procesos es tan esencial como necesario. ¿Por qué? La razón principal, cómo no, son los clientes. Los clientes demandan una experiencia digital ágil y sencilla, donde se sientan cómodos y obtengan las respuestas que necesitan en ese mismo momento. Esto hará que la decisión de compra sea, a su vez, más inmediata (o, por lo menos, que no te descarten con respecto a otras opciones de la competencia).
Además, los usuarios se están volviendo cada vez más exigentes ya que el nivel de innovación de muchas organizaciones es ya muy alto a nivel de experiencia de usuario. Buscan interfaces fáciles de usar, disponibilidad total y servicios muy personalizados. Por este motivo, digitalizar los procesos comerciales es crucial, actualmente, para continuar siendo una opción para el usuario en el mercado.
¿Cómo puedo comenzar con el plan de digitalización?
Antes de nada, en el entorno laboral debe darse un cambio de mentalidad. Cambiar los procesos no consiste únicamente en implementar nuevas tecnologías, sino que hay que estar abierto a aprender nuevos modelos de gestión y tener como objetivo una constante evolución interna de la ejecución de las actividades. Esto conlleva una formación en las soluciones que se vayan a integrar por parte de los empleados, pues deben estar lo suficientemente capacitados como para sacarle el máximo partido a las herramientas.
Tampoco hay que olvidar que el cliente es el centro del negocio, por lo que toda mejora va enfocada a su satisfacción. Todo el proceso de cambio, se medirá con datos, ya que son los que avalan si estamos yendo por buena o mala dirección.
Dicho esto, conozcamos 5 pasos con los que empezar con la digitalización de procesos:
- Evalúa la situación actual de la compañía. ¿En qué punto nos encontramos?
- Traza un plan de transformación digital. ¿Qué procesos se van a digitalizar? ¿Qué queremos conseguir?
- Preparación de los empleados. Todos los departamentos que se vean involucrados en las nuevas medidas deben implicarse y estar al tanto de los cambios que se van a llevar a cabo.
- Selección de soluciones. Se deben contrastar diferentes herramientas para poder escoger la que más se adapte a nuestras necesidades. Muchas veces se hacen pruebas para ver cuál funciona mejor, ya que podremos medir de manera objetiva los resultados.
- Implementación de la solución. Una vez hemos validado la herramienta definitiva, se procede a integrarla en la compañía, pasando a ser una aliada en nuestro desempeño diario.
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar los procesos?
Existen múltiples ventajas, pero vamos a destacar las siguientes:
- Mejor experiencia de cliente.
- Mayor flexibilidad a la hora de trabajar con diferentes dispositivos y de comunicarse con otros equipos.
- Procesos más rápidos y productivos.
- Información segura y accesible.
- Menos errores en las tareas.
- Mayor motivación de los empleados.
“No es que salga caro el no digitalizarse, es que puede llegar a hundirte.”
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