Cada empresa es única (única en procedimientos, en organización, en plantilla, …), por eso, no sirve cualquier herramienta de automatización para mejorar sus procesos de digitalización, hay que dar con aquella que se ajuste a sus necesidades.
Antes de nada, sí podemos decir que hay cosas que las compañías tienen en común, como, por ejemplo: todas quieren mejorar sus resultados. Pero, para que esto sea posible, hay que analizar el escenario en el que se encuentran previamente (haciendo una valoración del estado del negocio) para entender y justificar qué aplicación es la más adecuada.
Por si aún no ha quedado claro, la automatización de procesos es la optimización de múltiples actividades, tareas y operaciones de una empresa que disminuyen el tiempo de dedicación a las mismas y el margen de error, lo que se traduce en un aumento en la eficiencia y la productividad. Con ella, se ven beneficiadas diferentes áreas, como el departamento de marketing y el de ventas: el desarrollo y el seguimiento de las campañas y los KPIs mejora, aumenta el control de la administración financiera, potencia la experiencia y el cuidado del cliente, etc.
Entonces, ¿qué aspectos tenemos que considerar antes de integrar una herramienta de automatización?
Claramente, hay muchas soluciones en el mercado, pero no todas serán igual de buenas para ti. Es importante tener un buen criterio antes de elegir y para ello hay que fijar un plan teniendo en consideración los siguientes puntos:
- ¿Cuáles son los objetivos de mi negocio? Hay que definir cuál es la información clave y cuáles son las actividades que se desarrollan en la compañía. Se comienza elaborando un cuadro de mando donde aparece cada empleado, las funciones que desempeñan y el tiempo que les lleva realizarlas. Tras esto, se analizan las necesidades y se tienen en cuenta diferentes perfiles que utilizarán la herramienta para hacer un estudio en base a los objetivos que la empresa quiere conseguir.
- ¿Qué quiero alcanzar o resolver exactamente con la herramienta? Saber qué se busca mejorar exactamente es un aspecto imprescindible: generar más ventas, mejorar la atención del cliente, generar leads, aumentar el tráfico. ¿Qué quieres priorizar?, ¿qué es lo más importante? Los CRM suelen resolver varios aspectos, pero hay algunos mejores que otros dependiendo del criterio, por eso es importante definir qué resultados se quiere obtener.
- Búsqueda de la herramienta y personalización. Para conseguir lo que tu negocio requiere, hay que ajustar lo máximo posible la solución que se vaya a escoger. Ésta ha de encajar a la perfección y debe de hacerlo de la manera más ágil posible para intentar evitar cuellos de botella a la hora de comenzar a utilizarla. Como existen muchas opciones, hay que buscar un experto que no esté “casado” con ningún CRM, pues será completamente objetivo a la hora de aconsejar cuál es la más óptima para ti.
- Establecimiento de indicadores. Como en cualquier proceso, se han de fijar una serie de KPIs que nos ayudarán a analizar el tipo de impacto causado una vez se instale la herramienta. Los objetivos que se aplicarán en los nuevos procesos se hacen en base a las metas estratégicas de la compañía. Alcanzar lo antes posible el punto óptimo de actividad depende del seguimiento y dedicación que se otorgue al futuro software.
- Implantación y formación. Antes de instalar la herramienta de automatización, es aconsejable hacer una presentación precisa de cómo es su uso y de cuáles son sus funcionalidades e incluso limitaciones. Una vez se implementa, hay que impartir un ciclo de capacitación y formación del personal que gestionará el programa. El éxito en la implementación de un software depende del conocimiento que se tenga en su manipulación. De poco servirá tener la mejor herramienta del mundo si no se sabe utilizar.
¿Qué hay que tener en cuenta en el momento de automatizar un proceso?
A modo de resumen, vamos a destacar los puntos clave que no podemos olvidar en la automatización de cualquier procedimiento:
- Entender el proceso en su totalidad.
- Analizar los tiempos que le dedicamos a cada tarea o actividad.
- Numerar los elementos del proceso que se pueden eliminar o acortar.
- Obtener una herramienta de automatización que aúne todos los puntos (o los más importantes) para optimizar las diferentes áreas del negocio.
- Dedicar tiempo a educarse en el programa implantada para sacarle el máximo rendimiento y obtener resultados a corto plazo.
Automatizar los procesos en un negocio cada vez es más frecuente. Sus beneficios ya no sólo se centran en reducir los gastos y aumentar la eficiencia, sino que se ve como una poderosa ventaja competitiva por el ambiente que genera en cuanto a cultura digital. El impacto positivo en la cadena administrativa, financiera, operativa y, en definitiva, profesional, hacen de esta tecnología la base en el crecimiento de cualquier empresa.
Y, por supuesto, no olvidar que es mejor llevar a cabo el proceso de cambio de la mano de un experto. Como siempre, aquí estamos para lo que necesites.
